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长沙理工大学新生档案的归档要求

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2019年09月04日 09:47 来源:

一、 本科新生档案的归档内容

1、高中档案

高中毕业生登记表(各种类型,必归内容);

党团材料:包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书,由学院党委保管;

考生材料:包括高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩单;

奖惩材料:包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员等材料;

其它材料:如有则归

2、长沙理工大学学生登记表(学工部发)、新生体检表(校医院发)

二、归档人员

本科生新生档案归档人员由各学院确定的本年度新生辅导员负责。

三、归档流程及方法

(一)新生档案收集整理。

1 、根据实际报到人数到档案馆学生档案室领取长沙理工大学学生档案袋。

2 、学院根据实际报到新生名单及时收集新生档案,辅导员开封清点并整理。

3 、将新生档案等装入学生档案袋,在档案袋用铅笔注明学生学院、专业班级、学号、姓名等,并在封面表格相关材料处做好相关标注。

4 、新生档案收齐后,按照专业、学号从小到大顺序排列管理,并做好移交表(长沙理工大学2019级本科生新生档案移交汇总表)相关记录。

(二)新生档案检查核对

1 、认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整,并根据要求制作新生档案移交表电子档。

2 高中档案未到的、档案材料不全的,移交表上要注明原因并通知学生补齐。

(三)新生档案归档移交

新生档案收集齐全、检查整理完毕后,各学院归档人员应妥善保管,并按照时间节点的要求移交给档案馆。移交时带移交表电子档一份,纸质档两份。档案馆根据移交表核对新生档案份数,核对无误后双方签收,纸质移交表各留一份,以备查考。

四、归档时间节点

各学院务必于次年bet36体育在线,bet356官网本科新生转专业后至530日前完成全部新生档案的归档移交工作。学生转专业后,辅导员应将转专业学生的档案转到新学院。学院以转专业后的学生数量和移交表向档案馆移交学生档案。

五、归档注意事项

1不接收已开封的高中档案,原高中bet36体育在线,bet356官网密封后方可接收。

2 、未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。

3 、不属于归档内容的,不应放入档案袋归档。

4 、高中档案等在装入档案袋时注意检查核对,以免张冠李戴。

5 、新生档案移交时因时间有限,学生档案室仅核对份数,档案内容没法逐一检查。接收档案后,学生档案室将检查每份档案内容,并将材料不齐全名单反馈相应学院,学院负责新生档案归档工作人员应及时补归到档案馆。

六、新生档案归档前管理

鉴于学生档案的重要性、特殊性,为了保证新生档案的安全, 各学院在向学生档案室移交前,应该加强管理。新生档案应有专人保管,存放在带锁的箱柜中,并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作,查阅后档案材料应及时归入档案袋,以防丢失。

长沙理工大学档案馆

201909

 

长沙理工大学研究生新生档案的归档要求

一、    硕士研究生新生档案归档内容

1 、高中档案

主要包括高中毕业生登记表、考生材料等。

2 、本科阶段档案

主要包括高校毕业生登记表、成绩单、学位授予决定书、体检表、毕业生就业通知书等。

3 、党团材料

主要包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书(包括预审转正全套材料),由学院党委保管。

4 、奖惩材料

主要包括校级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料。

5 、报考攻读硕士研究生材料

    主要包括报考攻读硕士研究生录取登记表、学生登记表、体检表等材料。

6 、其他有价值的可供组织参考的材料(如有则归)。

二、博士研究生新生档案归档内容

1 、高中档案

主要包括高中毕业生登记表、考生材料等

2 、本科阶段档案

主要包括高校毕业生登记表、成绩单、体检表、学位授予决定书、毕业生就业通知书等。

3 、硕士阶段档案

    主要包括毕业研究生录取登记表、研究生学习成绩单、学位论文答辩情况表、硕士学位申请表、硕士学位授予决定书等。

4 、党团材料

主要包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书(包括预审转正全套材料)。

5 、奖惩材料

主要包括校级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀党团员、奖学金等材料。

6 、报考攻读博士研究生材料

     主要包括报考攻读博士研究生登记表、复试情况表、录取登记表、新生体检表等材料。

7 、其他有价值的可供组织参考的材料

二、归档人员

由研究生院确定的本年度新生档案归档人员负责。

三、归档流程及方法

(一)新生档案收集整理

1 、各学院根据实际报到新生名单到研招办领取或收取新生自带的档案(开封不收)。

2 、到档案馆领取长沙理工大学研究生档案袋。

3 、将新生档案袋及相应材料装入学生档案袋,在档案袋上注明学生专业、学号、姓名,并在封面上标注相关信息。

4 、新生档案收齐后,按照学号从小到大顺序排列管理。

(二)新生档案检查核对

1 、认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整,并根据要求填写研究生新生档案移交表电子档一份、新生档案移交表纸质档一式两份。(见长沙理工大学2019级研究生新生档案移交汇总表)

2 档案未到的、档案材料不全的应及时通知相关部门或学生补齐。

(三)新生档案归档移交

新生到校2个月内,各学院应将档案收集齐全、整理完毕,各学院应及时向档案馆移交。档案馆根据移交表名单核对新生档案份数,核对无误后双方签收,纸质移交表各留一份,以备查考。

四、归档时间节点

各学院务必于当年1030日前完成全部研究生新生档案的归档移交工作。

五、归档注意事项

1 、未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。

2 、研究生新生入学前曾参加过工作的,其档案还应包含其工作期间的档案材料(主要有履历材料、考核材料、专业技术职称职务材料、工资、任免材料等)

3 、新生档案及报考材料在装入学生档案袋时,注意检查核对,以免张冠李戴。

5 、应该归档但档案未到的,须在移交表备注栏注明档案未到;由本校本科生或硕士生升硕士或博士的,须在移交表备注栏注明本校

六、新生档案归档前管理

鉴于学生档案的重要性、特殊性,为了保证新生档案的安全, 各学院在向学生档案室移交前,应该加强管理。新生档案应有专人保管,存放在带锁的箱柜中,并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作,查阅后档案材料应及时归入档案袋,以防丢失。

 

长沙理工大学档案馆

201909

 

 

 

 

 

 

 

 

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